Unabhängiger Berater für SharePoint und Microsoft 365
Ihr SharePoint-Intranet in Wochen statt Monaten
Was eine große Beratung über Monate zieht, bringe ich in wenigen Wochen zum Laufen: Intranet, Migration Ihrer Dokumente und KI auf dem Microsoft 365, für das Sie ohnehin zahlen. Ohne Gremien und Zwischenstellen, mit Fortschritten jede Woche und zum Festpreis.
Kostenlos und unverbindlich. Im Gespräch sage ich Ihnen, ob SharePoint für Sie sinnvoll ist.
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diverses zeugMusterbau › Projekte ›Dokumente
Kommt Ihnen etwas davon bekannt vor?
- Sie suchen eine Datei in Ihren E-Mails, weil Sie nicht wissen, in welchem Ordner sie liegt.
- Es gibt drei Versionen desselben Dokuments, und niemand weiß, welche die richtige ist.
- Jemand hat das Unternehmen verlassen, und seine Dokumente sind auf seinem Laptop geblieben.
- Sie wissen nicht genau, wer die Gehaltsabrechnungen oder die Verträge sehen kann.
- Jede neue Person braucht Wochen, bis sie weiß, wo was liegt.
Warum ich Wochen statt Monate brauche
Eine große Beratung braucht Monate für das, was ein KMU jetzt braucht: Kick-off-Meetings, Lenkungsausschüsse, Analysedokumente und mehrere Teams, die sich das Projekt weiterreichen. Bei mir gibt es keine Ebenen dazwischen: Wir entscheiden gemeinsam, ich setze um und zeige Ihnen jede Woche die Fortschritte.
Große Beratung4–5 Monate
- Vorvertrieb und Meetings3 Wochen
- Analyse und Fachkonzept4 Wochen
- Freigaben2 Wochen
- Entwicklung6 Wochen
- Tests und Schulung3 Wochen
Mit mir3–4 Wochen
- Gespräch und Angeboteine halbe woche
- Aufbau mit wöchentlicher Abnahme2 Wochen
- Migration und Schulung1 Woche
| Aspekt | Große Beratung | Mit mir |
|---|---|---|
| Start | Wochen voller Vorvertriebsmeetings, bevor es losgeht | Ich starte in der Woche nach dem Gespräch |
| Entscheidungen | Laufen durch Gremien und über mehrere Verantwortliche | Treffen Sie und ich, im selben Gespräch |
| Fortschritt | Lieferungen am Ende jeder Phase, manchmal Monate später | Sie sehen das Intranet ab der ersten Woche in Betrieb |
| Änderungen | Formaler Antrag, neues Angebot und Warteschlange | Sie schreiben mir, und wir sehen es uns noch in derselben Woche an |
| Ihr Ansprechpartner | Ein Vertriebler, dann ein Projektleiter und dann ein anderes Team | Ich, vom ersten Gespräch bis zum Support |
| Werkzeuge | Die, die das Team seit Jahren kennt | Copilot, Copilot Studio und Power Platform, bei jeder Neuerung auf dem aktuellen Stand |
| Preis | Stunden für Meetings und Beratung, die am Ende Sie bezahlen | Festpreis schriftlich, bevor wir beginnen |
SharePoint ist in Ihrem Microsoft 365 schon enthalten
Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 Business (Basic, Standard oder Premium) nutzt, haben Sie SharePoint bereits. Die meisten KMU nutzen es nicht, weil es ihnen niemand eingerichtet hat. Genau das übernehme ich: Ich richte es so ein, wie Ihr Team arbeitet, und übergebe es einsatzbereit.
- Outlook und ExchangeIn Nutzung
- TeamsIn Nutzung
- Word, Excel und PowerPointIn Nutzung
- OneDriveIn Nutzung
- SharePointEnthalten, nicht eingerichtet
Was ich mache, zum Festpreis
- Dauer: 2–3 Wochen
SharePoint-Intranet
Teams, die einen gemeinsamen Ausgangspunkt brauchen
Startseite mit News und Ankündigungen, Mitarbeiterverzeichnis, Schnellzugriffe auf die Werkzeuge des Arbeitsalltags und ein Design in Ihrem Erscheinungsbild
Preis: Festpreis nach dem Gespräch
- Dauer: 1–4 Wochen, je nach Volumen
Migration nach SharePoint
Alle, deren Dokumente auf einem Server, in Google Drive, Dropbox oder einem anderen Dokumentenmanagementsystem liegen
Bestandsaufnahme und Bereinigung, Zuordnung von Ordnern zu Bibliotheken, Berechtigungen und Metadaten, Pilot, Migration am Wochenende und abschließende Prüfung
Preis: Festpreis nach dem Gespräch
- Dauer: 3–4 Wochen
Dokumenten-Governance
Unternehmen mit verstreuten, doppelten oder ungeschützten Dokumenten
Bibliotheken nach Bereich oder Kunde, rollenbasierte Berechtigungen, Versionsverwaltung, Spalten, mit denen man Dinge findet, Vorlagen und Aufbewahrungsregeln
Preis: Festpreis nach dem Gespräch
- Dauer: Je nach Umfang
KI auf Ihrem SharePoint
Alle, die SharePoint schon haben und mehr daraus machen wollen
Copilot mit sicheren Berechtigungen, Copilot-Studio-Agenten, die mit Ihren Dokumenten antworten, Apps mit Power Apps und Automatisierungen mit Power Automate
Preis: Festpreis nach dem Gespräch
- Dauer: Monatliche PauschaleLaufend
Monatliche Administration
Alle, die sich nicht um die Wartung kümmern wollen
Anlegen und Entfernen von Benutzern, Berechtigungen, kleine Änderungen und Verbesserungen, vierteljährliche Governance-Prüfung und Support per E-Mail
Preis: Festpreis nach dem Gespräch
Alles inklusive praktischer Schulung für Ihr Team und einer Dokumentation, wie alles aufgebaut ist.
Ich hole Ihre Dokumente dort ab, wo sie heute liegen
Ein Systemwechsel flößt Respekt ein: Tausende Dateien, Berechtigungen, an die sich niemand erinnert, und die Angst, etwas zu verlieren. Deshalb ist das der Teil, um den ich mich am sorgfältigsten kümmere. Ich nutze die offiziellen Microsoft-Werkzeuge, wo es sie gibt, und maßgeschneiderte Exporte, wo nicht – und Ihr bisheriges System läuft bis zum letzten Tag weiter.
Ordner auf einem Server oder NAS
Das altbekannte Netzlaufwerk (das „Z:“), ein Windows Server, Synology oder QNAP
Das ist der häufigste Ausgangspunkt in einem KMU. Ich übertrage jeden Ordner in seine SharePoint-Bibliothek, behalte Erstellungs- und Änderungsdatum bei und mache aus den Windows-Berechtigungen verständliche SharePoint-Gruppen.
Achtung bei: zu lange Pfade, Namen mit nicht unterstützten Zeichen und Dinge, die dort nicht hingehören, etwa Backups oder .pst-Dateien aus dem E-Mail-Programm.
Google Drive
Google Workspace: „Meine Ablage“ und geteilte Ablagen
Geteilte Ablagen werden zu SharePoint-Websites und die Ablage jeder Person zu ihrem OneDrive. Google Docs, Tabellen und Präsentationen werden in Word, Excel und PowerPoint umgewandelt, und es bleibt erhalten, mit wem jede Datei geteilt war.
Achtung bei: Google-eigene Funktionen, die sich bei der Umwandlung ändern, etwa manche Formeln in Tabellen, und alte Links in E-Mails, die nicht mehr zur Datei führen.
Dropbox, Box und Egnyte
Team-Ordner und persönliche Konten
Microsoft hat für alle drei ein offizielles Werkzeug. Team-Ordner werden zu SharePoint-Websites und die Ordner jeder Person zu ihrem OneDrive, mitsamt Berechtigungen.
Achtung bei: Dateien über 250 GB, Ordner, die mit Externen geteilt sind, und plattformeigene Dokumente wie Box Notes oder Dropbox Paper, die umgewandelt werden müssen.
SharePoint auf eigenem Server
SharePoint Server 2010, 2013, 2016 oder 2019
Ich übertrage Websites, Listen und Bibliotheken nach SharePoint in Microsoft 365, wandle klassische Seiten in moderne Seiten um und baue alte Workflows mit Power Automate neu.
Achtung bei: Individualentwicklungen, SharePoint-Designer-Workflows und stark angepasste klassische Seiten: Sie werden nicht einfach kopiert, sondern neu gebaut.
Anderes Dokumentenmanagementsystem
DocuWare, M-Files, OpenKM, Alfresco, Athento …
Für diese Systeme gibt es kein offizielles Werkzeug für den Wechsel zu Microsoft 365. Deshalb exportiere ich die Dokumente mit ihren Metadaten (Kunde, Typ, Daten, Status) und lade sie in SharePoint-Spalten. So sucht man weiter wie bisher.
Achtung bei: die Freigabe-Workflows und Vorlagen des bisherigen Systems, die mit Power Automate neu gebaut werden, und den Versionsverlauf, der nur erhalten bleibt, wenn die Quelle seinen Export erlaubt.
Computer und E-Mails der einzelnen Personen
Der Desktop, „Eigene Dokumente“, USB-Sticks und Anhänge
Ich verschiebe Desktop und Dokumente jedes Rechners nach OneDrive, ohne dass jemand seine Arbeitsweise ändern muss, und rette die Unternehmensdokumente, die nur als E-Mail-Anhang existieren.
Achtung bei: dass Unternehmensdokumente in der Bibliothek des Unternehmens landen, nicht im OneDrive von jemandem, der eines Tages geht.
Wie ich vorgehe
- Bestandsaufnahme. Was es gibt, wie viel Platz es belegt, was doppelt ist und was seit Jahren niemand geöffnet hat.
- Zuordnung. Welcher Ordner in welche Bibliothek kommt, welche Angaben jedes Dokument erhält und wer es sehen darf.
- Pilot. Zuerst eine Abteilung, um nachzubessern, was nötig ist, bevor der Rest umzieht.
- Migration. Meist am Wochenende. Ein zweiter Durchlauf kopiert, was sich in letzter Minute geändert hat.
- Prüfung und Schulung. Ich prüfe, dass nichts fehlt, und zeige dem Team, wo was zu finden ist.
Was ich prüfe, bevor ich etwas verschiebe
- Dateien über 250 GB, das Maximum, das SharePoint zulässt
- Pfade mit mehr als 400 Zeichen
- Namen mit nicht unterstützten Zeichen wie " * : < > ? |
- Fehlerhafte Berechtigungen oder solche, die auf Personen lauten, die nicht mehr da sind
- Duplikate und „final_final“-Versionen, die nicht umziehen müssen
Die Migration kopiert, sie verschiebt nicht: Ihr bisheriges System bleibt unverändert und schreibgeschützt, bis Sie bestätigen, dass alles stimmt.
Ihr SharePoint, verbessert mit KI
Copilot antwortet mit dem, was er in Ihren Dokumenten findet, und hält sich an deren Berechtigungen: Herrscht Unordnung, übernimmt er diese Unordnung. Deshalb räume ich zuerst auf und füge danach die KI hinzu. Ich arbeite täglich mit den Werkzeugen, die Microsoft jeden Monat veröffentlicht, sodass Ihr Unternehmen sie vom ersten Tag an nutzt.
- Copilot
- Ich bereite SharePoint so vor, dass Copilot von jedem Dokument die richtige Version findet und nichts zeigt, was er nicht zeigen soll.
- Copilot Studio
- Agenten, die Ihrem Team mit Ihren eigenen Dokumenten antworten: „Wie läuft eine Krankmeldung ab?“ oder „Welche Frist hat das Almar-Projekt?“
- Power Apps
- Kleine Anwendungen nach Maß, etwa Bautagesberichte, Urlaubsanträge oder die Anlage neuer Kunden, mit den Daten in SharePoint.
- Power Automate
- Automatische Freigaben und Benachrichtigungen: Ein Angebot geht in die Prüfung, jemand gibt es frei, und das Team erfährt es, ohne eine einzige E-Mail zu schreiben.
So arbeite ich, Woche für Woche
Tag 1
Analyse. Ein 30-minütiges Gespräch, um zu verstehen, wie Sie heute arbeiten.
Innerhalb von 48 Stunden
Angebot. Sie erhalten Umfang, Dauer und Festpreis schriftlich.
Wochen 1–3
Aufbau. Ich richte SharePoint passend für Sie ein, und jede Woche prüfen Sie das Ergebnis, bevor es weitergeht.
Letzte Woche
Migration und Schulung. Ich übertrage die Dokumente und schule das Team mit Ihren eigenen Dateien.
Folgemonat
Begleitung. Ein Monat Support ist inklusive, und auf Wunsch danach Administration und Verbesserungen mit KI.
So könnte Ihres aussehen
Drei Intranets in SharePoint Online für drei Arten von Unternehmen: ein Bauunternehmen, eine Steuerberatungskanzlei und ein Klinikverbund. Kopfzeile, Menüs, Dashboards und Assistent nach Maß, auf dem gewohnten Microsoft 365.
Gemacht für Unternehmen wie Ihres
- Steuerberatungen
- Ein Ordner pro Mandant mit Berechtigungen, Vorlagen und Versionsverwaltung für jede Erklärung.
- Anwaltskanzleien
- Geordnete Akten, Zugriff pro Mandat beschränkt und Suche nach Mandant oder Datum.
- Kliniken
- Protokolle und interne Unterlagen immer in der neuesten Version, getrennt von den Patientendaten.
- Bauunternehmen
- Baustellenunterlagen, Pläne und Abnahmen, auch vom Handy aus erreichbar.
- Immobilienbüros
- Objektexposés, Verträge und die Unterlagen jedes Geschäfts an einem Ort.
Wer dahintersteht
Adrián Calleja PolancoSharePoint- und Microsoft-365-Berater
Zertifizierungen: Azure Fundamentals (AZ-900) · Azure AI Fundamentals (AI-900)
Ich bin Adrián Calleja Polanco. Ich habe mich auf SharePoint und die KI-Werkzeuge von Microsoft spezialisiert und helfe kleinen Unternehmen, das Beste daraus zu machen, ohne eine große Beratung zu beauftragen. Ich teste jede Neuerung von Copilot und Power Platform, sobald sie erscheint, damit Sie es nicht tun müssen. Sie arbeiten immer direkt mit mir, von Anfang bis Ende – und deshalb dauern die Projekte Wochen und nicht Monate.
Häufige Fragen
Wie schaffen Sie das in Wochen, wenn eine Beratung Monate braucht?
Weil es keine Ebenen dazwischen gibt: keine Gremien, keine Übergaben zwischen Teams, keine Wochen voller Dokumente, bevor es losgeht. Wir entscheiden gemeinsam im selben Gespräch, und ich zeige Ihnen jede Woche die Fortschritte. Außerdem nutze ich, was Microsoft 365 schon mitbringt, statt individuell zu programmieren, und gehe von bewährten Strukturen aus, die ich an Ihr Unternehmen anpasse. Schnell heißt nicht überstürzt: Nichts geht weiter, bevor Sie es geprüft haben.
Müssen wir während der Migration die Arbeit unterbrechen?
Nein. Sie arbeiten bis zum Tag der Umstellung wie gewohnt weiter: Die Hauptkopie wird vorher erstellt, und ein zweiter Durchlauf, meist am Wochenende, holt die letzten Änderungen nach. Am Montag öffnet das ganze Team SharePoint, und das alte System bleibt schreibgeschützt, falls man noch etwas nachsehen muss.
Muss ich neue Lizenzen kaufen?
Für SharePoint in der Regel nicht: Wenn Sie Microsoft 365 Business haben, ist es enthalten. Copilot hat dagegen eine eigene Lizenz, und ich sage Ihnen, ob sie sich für Sie lohnt, bevor Sie sie kaufen.
Was ist Dokumenten-Governance?
Die Regeln, die festlegen, wo jedes Dokument gespeichert wird, wer es sehen darf, wie es heißt und wie lange es aufbewahrt wird. Gut gemacht, merkt man sie nicht: Alles liegt dort, wo man es erwartet, und niemand sieht, was er nicht sehen soll.
Was kann ich mit Copilot Studio oder Power Apps machen?
Von einem Agenten, der Ihrem Team mit Ihren eigenen Richtlinien antwortet, bis zu einer App für Bautagesberichte oder einem Freigabe-Workflow für Angebote. Im Gespräch klären wir, was Ihnen am meisten Zeit spart.
Wir nutzen Google Workspace. Passt das trotzdem?
Ich kann Ihre Dokumente aus Google Drive migrieren, aber Sie müssten auf Microsoft 365 umsteigen. Das bewerten wir gemeinsam im Gespräch.
Ist das sicher? Ist es DSGVO-konform?
Die Daten bleiben in Ihrem eigenen Microsoft 365, mit Rechenzentren in der EU. Ich richte die Berechtigungen so ein, dass jede Person nur sieht, was für sie bestimmt ist.
Wie lange dauert es?
Zwischen 2 und 6 Wochen, je nach Paket und Menge der Dokumente.
Und wenn ich später Änderungen brauche?
Der erste Monat Support ist inklusive. Danach können Sie die monatliche Administration buchen oder mich mit einzelnen Änderungen beauftragen.
Arbeiten Sie remote?
Ja, mit Unternehmen in ganz Spanien und auf Englisch auch mit Unternehmen aus dem Ausland.
Starten wir diese Woche?
Gespräch buchen
30 Minuten, kostenlos. Wählen Sie den Termin, der Ihnen am besten passt.
Freie Termine ansehenOder schreiben Sie mir
Schreiben Sie mir an adrian190401@gmail.com, und ich antworte innerhalb von 24 Stunden an Werktagen.